Có bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra bản giấy để lưu trữ không?

Bản thể hiện của hóa đơn điện tử bao gồm file XML là file PDF, trong đó, chỉ có file XML có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, nhiều khi kế toán vẫn gặp phải trường hợp in file xml lỗi và không biết phải xử lý như thế nào. Song song với đó, nhiều kế toán đặt ra câu hỏi, liệu có bắt buộc cần phải in hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy để lưu trữ hay không? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn và giải đáp chi tiết câu hỏi trên cho quý bạn đọc.

Khi nào cần in hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy để lưu trữ?

Một trong những tiện ích nổi bật mà hóa đơn điện tử mang đến cho người dùng đó chính là việc lưu trữ hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng tra cứu, truy xuất hóa đơn một cách nhanh chóng. Vậy, tại sao lại cần phải in hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy để lưu trữ? Theo quy định tại Thông tư 32/2011 đã quy định một số trường hợp nhất định thì người bán và người mua được phép in chuyển đổi hóa đơn, cụ thể như sau:

in hóa đơn điện tử

Thứ nhất: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

Thứ hai: Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Thứ ba: Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

Thứ tư: Trường hợp làm mất hóa đơn chuyển đổi do thất lạc, vận chuyển hoặc do các yếu tố khách quan khác, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử bằng file thay thế để cung cấp cho cơ quan chức năng (bao gồm ứng dụng đọc file) và không phải chịu phạt từ cơ quan thuế.

Như vậy, dựa vào căn cứ pháp luật trên có thể rút ra kết luận, chỉ trong một số trường hợp đã được quy định cụ thể thì doanh nghiệp mới có thể in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để tiến hành lưu trữ. Tuy nhiên, hóa đơn được chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi hóa đơn này đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên tờ hóa đơn gốc. Ngoài ra, việc lưu trữ hóa đơn điện tử vẫn được lưu trữ trên hệ thống mạng điện tử của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hoặc doanh nghiệp tự lưu trữ giúp đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu. 

Hướng dẫn cách tính thuế thu nhập cá nhân

Nhượng quyền thương hiệu là gì?

Hiện nay, việc sử dụng phần mêm hóa đơn điện tử giúp kế toán có thể dễ dàng chuyển đổi sang hóa đơn giấy bằng cách chuyển từng lần hoặc chuyển hàng loạt hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy. Đây là một trong nhưng ưu điểm vượt trội đảm bảo hiệu quả công việc cho các doanh nghiệp, đồng thời đáp ứng tối đa nhu cầu công việc trong các doanh nghiệp hiện nay.

Với những chia sẻ trên, hy vọng đã giúp bạn đọc hiểu hơn về những điều kiện để có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy, các yêu cầu về hóa đơn chuyển đổi. Cùng với đó cũng trả lời được câu hỏi rằng có nhất thiết phải in hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy để lưu trữ hay không?!
 
 

Bạn có thể Quan tâm

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *